Préparer la Haute Saison : La Checklist Production Complète
La haute saison se prépare des mois à l'avance. Les maisons qui abordent sereinement les fêtes de fin d'année sont celles qui ont anticipé. Cette checklist vous guide pas à pas dans la préparation de votre production pour les pics d'activité.
Le Calendrier de Préparation
Vue d'Ensemble
| Mois | Focus principal | Niveau d'urgence |
|---|---|---|
| M-6 (Juin) | Analyse et prévisions | Faible |
| M-5 (Juillet) | Capacité et ressources | Faible |
| M-4 (Août) | Stocks et partenaires | Moyen |
| M-3 (Septembre) | Production anticipée | Moyen |
| M-2 (Octobre) | Montée en charge | Élevé |
| M-1 (Novembre) | Exécution et pilotage | Très élevé |
| M-0 (Décembre) | Livraisons et urgences | Maximum |
M-6 : Analyse et Prévisions (Juin)
Analyser l'Historique
Données à collecter
| Donnée | Source | Usage |
|---|---|---|
| Volumes par semaine (N-1) | Historique commandes | Base de prévision |
| Best-sellers | Statistiques ventes | Focus production |
| Retards et incidents | Registres | Points à améliorer |
| Feedback clients | Enquêtes, réclamations | Ajustements |
Établir les Prévisions
Formule de base
Prévision = Volume N-1 × (1 + taux de croissance estimé) × facteur correctif
Facteurs correctifs
- Nouveaux produits lancés : +X%
- Perte d'un client : -X%
- Contexte économique : +/-X%
Livrable Tableau de prévisions semaine par semaine, de septembre à janvier.
Checklist M-6
- Collecter les données historiques complètes
- Analyser les pics et creux de N-1
- Identifier les best-sellers à prioriser
- Lister les incidents de l'année précédente
- Établir les prévisions par semaine
- Valider avec le commercial
M-5 : Capacité et Ressources (Juillet)
Évaluer la Capacité Interne
Par poste de travail
| Poste | Capacité/semaine normale | Capacité max (avec HS) | Gap vs prévision |
|---|---|---|---|
| CAO | X pièces | X + 20% | ? |
| Fonte | X g | X + 15% | ? |
| Fabrication | X pièces | X + 25% | ? |
| Sertissage | X pièces | X + 20% | ? |
| Polissage | X pièces | X + 30% | ? |
Évaluer la Capacité Externe
Pour chaque fabricant
- Capacité normale
- Capacité haute saison (confirmée ?)
- Dates de fermeture (ponts, vacances)
- Priorité accordée à vos commandes
Identifier les Gaps
| Semaine | Prévision | Capacité totale | Gap |
|---|---|---|---|
| S45 | 120 pièces | 100 pièces | -20 |
| S46 | 150 pièces | 100 pièces | -50 |
| S47 | 180 pièces | 100 pièces | -80 |
Solutions aux Gaps
| Solution | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Heures supplémentaires | Rapide | Fatigue, coût |
| Intérim/CDD | Capacité ajoutée | Formation, qualité |
| Sous-traitance additionnelle | Flexible | Qualité, coordination |
| Production anticipée | Étale la charge | Besoin de stock |
| Refuser des commandes | Préserve la qualité | Perte de CA |
Checklist M-5
- Cartographier la capacité par poste interne
- Confirmer la capacité avec chaque fabricant
- Identifier les dates de fermeture partenaires
- Calculer les gaps semaine par semaine
- Définir les solutions pour chaque gap
- Budgéter les ressources supplémentaires
- Valider le plan avec la direction
M-4 : Stocks et Partenaires (Août)
Sécuriser les Stocks Matières
Métaux précieux
| Matière | Stock actuel | Besoin haute saison | À commander |
|---|---|---|---|
| Or 750 jaune | X g | X g | X g |
| Or 750 blanc | X g | X g | X g |
| Or 750 rose | X g | X g | X g |
| Argent 925 | X g | X g | X g |
Pierres
| Type | Stock | Besoin | Action |
|---|---|---|---|
| Diamants 0.10ct G/VS | X pcs | X pcs | Commander X |
| Pierres de couleur | X pcs | X pcs | À évaluer |
| Perles | X pcs | X pcs | OK |
Fournitures
| Fourniture | Stock | Besoin | Délai fournisseur |
|---|---|---|---|
| Fermoirs | X | X | 3 semaines |
| Chaînettes | X | X | 2 semaines |
| Écrins | X | X | 4 semaines |
Confirmer les Partenaires
Meeting avec chaque fabricant clé
- Confirmer les capacités discutées en M-5
- Valider les conditions tarifaires
- Définir les priorités
- Rappeler les exigences qualité
- Planifier les points de suivi
Checklist M-4
- Inventaire complet des stocks matières
- Commander les métaux manquants
- Commander les pierres nécessaires
- Commander les fournitures (écrins, fermoirs)
- Meeting de préparation avec chaque fabricant
- Formaliser les engagements par écrit
- Mettre à jour le planning de production
- Informer l'équipe du dispositif haute saison
M-3 : Production Anticipée (Septembre)
Lancer la Production Stock
Pièces à produire en avance
- Best-sellers prévisibles
- Pièces standardisées
- Modèles récurrents
Quantités Basées sur l'historique + marge de sécurité
Mettre en Place le Suivi Renforcé
Dashboard haute saison
- Carnet de commandes par semaine
- Charge par fabricant
- Stock de produits finis
- Alertes sur les retards
Points de suivi
- Quotidien : avancement des urgences
- Hebdomadaire : revue du portefeuille complet
- Mensuel : bilan et ajustements
Former les Renforts
Si intérim ou CDD :
- Formation aux processus
- Connaissance des produits
- Outils de travail
- Encadrement défini
Checklist M-3
- Liste des pièces à produire en stock
- Lancement de la production anticipée
- Dashboard haute saison opérationnel
- Planning des points de suivi défini
- Renforts recrutés et en formation
- Procédure d'urgence documentée
- Communication aux clients sur les délais
- Premiers indicateurs suivis
M-2 : Montée en Charge (Octobre)
Activer le Dispositif Haute Saison
Passage en mode "pics"
- Points quotidiens activés
- Horaires ajustés si nécessaire
- Priorisation stricte appliquée
- Escalade rapide des problèmes
Surveiller les Indicateurs
| Indicateur | Fréquence | Seuil d'alerte |
|---|---|---|
| Carnet de commandes | Quotidien | Plus de X jours de charge |
| Retards en cours | Quotidien | Plus de X commandes |
| Taux de service fabricants | Hebdo | Moins de 95% |
| Stock de sécurité | Hebdo | Moins de X pièces |
Gérer les Premiers Pics
- Appliquer la matrice de priorisation
- Communiquer avec les clients sur les délais réalistes
- Activer les sous-traitants de backup si nécessaire
- Documenter les incidents pour analyse post-saison
Checklist M-2
- Points quotidiens opérationnels
- Indicateurs suivis et partagés
- Heures supplémentaires activées si besoin
- Sous-traitance de backup validée
- Communication client sur les délais
- Premiers ajustements de prévisions
- Moral des équipes surveillé
- Stock de sécurité constitué
M-1 : Exécution et Pilotage (Novembre)
Mode Haute Saison Total
Réunion quotidienne (15 min)
- Point sur les urgences
- Arbitrages de priorisation
- Alertes et blocages
- Actions de la journée
Tableau de bord temps réel
- Commandes par statut
- Fabricants avec retard
- Livraisons du jour/semaine
- Capacité résiduelle
Anticiper les Dernières Commandes
Date limite de garantie livraison Communiquez clairement aux clients la date limite pour garantir une livraison avant Noël.
Règles après la date limite
- Commandes acceptées sous réserve
- Pas de garantie de date
- Majoration express éventuelle
Protéger les Équipes
- Pas d'enchaînement de nuits
- Pauses obligatoires
- Reconnaissance des efforts
- Soutien managérial visible
Checklist M-1
- Réunions quotidiennes tenues
- Tableau de bord mis à jour en temps réel
- Date limite communiquée aux clients
- Priorisation stricte appliquée
- Fabricants de backup activés si nécessaire
- Heures supplémentaires gérées (pas d'abus)
- Moral équipe surveillé et soutenu
- Incidents documentés
M-0 : Livraisons et Urgences (Décembre)
Focus Livraison
Dernières semaines
- Tout pour finir les commandes engagées
- Logistique express si nécessaire
- Contrôle qualité maintenu (pas de raccourcis)
- Communication proactive sur les livraisons
Gérer les Ultimes Urgences
Demandes de dernière minute
- Évaluer la faisabilité honnêtement
- Accepter uniquement si réaliste
- Refuser plutôt que décevoir
Préparer la Sortie de Crise
Dès le 20 décembre environ
- Planifier les repos compensateurs
- Préparer le débriefing
- Anticiper janvier (commandes décalées)
Checklist M-0
- Toutes les commandes garanties livrées
- Clients informés des éventuels retards
- Qualité maintenue jusqu'au bout
- Équipe remerciée
- Repos planifiés pour janvier
- Débriefing programmé
- Leçons notées à chaud
- Célébration de la réussite
Après la Haute Saison
Le Débriefing
À réaliser dans les 2 semaines suivant le pic
| Question | Analyse |
|---|---|
| Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? | À reproduire |
| Qu'est-ce qui a posé problème ? | À améliorer |
| Les prévisions étaient-elles justes ? | Affiner le modèle |
| La capacité a-t-elle été suffisante ? | Ajuster pour l'an prochain |
| Quels fabricants ont excellé ? | À valoriser |
| Quels fabricants ont failli ? | À recadrer ou remplacer |
Les Actions d'Amélioration
Formaliser un plan d'action avec :
- Actions prioritaires
- Responsables
- Délais
- Suivi prévu
L'Outil au Service de la Préparation
Ce qu'Apporte LIINK
Visibilité Tableau de bord temps réel du portefeuille et des fabricants.
Anticipation Alertes sur les commandes à risque avant qu'il soit trop tard.
Coordination Communication fluide avec les fabricants, même sous pression.
Historique Données pour analyser et améliorer d'année en année.
Conclusion : La Préparation Fait la Différence
La haute saison sera intense quoi qu'il arrive. Mais une haute saison bien préparée est gérable, même stimulante. Une haute saison improvisée est un cauchemar.
Utilisez cette checklist, adaptez-la à votre contexte, et anticipez. Vos équipes, vos partenaires et vos clients vous remercieront.
Pour aller plus loin
- Gérer les Urgences de Production en Haute Saison Joaillerie
- Comment Réduire les Délais de Fabrication Joaillerie de 40% : Étude de Cas
- Workflow Production Joaillerie : Les 7 Étapes Critiques pour une Fabrication Sans Accroc
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