Cas Pratique : Digitaliser un Atelier de Joaillerie en 90 Jours
La digitalisation peut sembler un projet titanesque. Pourtant, avec la bonne méthode et des objectifs réalistes, il est possible de transformer significativement son organisation en 90 jours.
Cette étude de cas retrace le parcours d'un atelier de joaillerie lyonnais qui a relevé ce défi. Méthodologie, obstacles, résultats : voici le récit complet de cette transformation.
Le Point de Départ
Profil de l'Atelier
| Caractéristique | Détail |
|---|---|
| Activité | Fabrication joaillerie pour maisons parisiennes |
| Équipe | 12 personnes |
| Clients | 8 maisons de joaillerie |
| Volume | 150-200 pièces/mois |
| CA annuel | 2,4 M€ |
La Situation Initiale
Organisation
- Pas de logiciel de gestion
- Suivi sur cahiers et tableaux Excel
- Communication par email, téléphone, WhatsApp
- Pas de visibilité temps réel
Les Douleurs Quotidiennes
- 2h/jour passées à répondre aux demandes de statut
- Informations dispersées, difficiles à retrouver
- Erreurs de spécifications régulières
- Clients frustrés par le manque de visibilité
- Équipe stressée en permanence
Le Déclencheur
Un client majeur (35% du CA) a menacé de changer de partenaire faute de visibilité sur ses commandes. Le dirigeant a décidé d'agir.
La Méthode des 90 Jours
Vue d'Ensemble
| Phase | Durée | Focus |
|---|---|---|
| Phase 1 : Diagnostic | Jours 1-15 | Comprendre et planifier |
| Phase 2 : Préparation | Jours 16-30 | Choisir et configurer |
| Phase 3 : Pilote | Jours 31-60 | Tester et ajuster |
| Phase 4 : Déploiement | Jours 61-90 | Généraliser et ancrer |
Les Principes Directeurs
- Commencer petit : Pas tout en même temps
- Quick wins d'abord : Résultats visibles rapidement
- Impliquer l'équipe : Pas de top-down imposé
- Itérer : Ajuster en continu
- Documenter : Garder trace des décisions
Phase 1 : Diagnostic (Jours 1-15)
Semaine 1 : Cartographier l'Existant
Actions réalisées
- Observation du quotidien pendant 3 jours
- Interviews de chaque membre de l'équipe
- Analyse des outils actuels (Excel, emails)
- Revue des incidents récents
Livrables
- Cartographie des processus actuels
- Liste des points de douleur priorisés
- Mesure du temps passé par activité
Constats clés
| Activité | Temps hebdomadaire | Optimisable |
|---|---|---|
| Répondre aux demandes de statut | 12h | Très fort |
| Rechercher des informations | 8h | Fort |
| Ressaisir des données | 5h | Fort |
| Gérer les erreurs | 4h | Moyen |
| Administration diverse | 6h | Moyen |
Semaine 2 : Définir les Objectifs
Atelier avec l'équipe Réunion de 2h pour :
- Partager les constats
- Co-définir les priorités
- Recueillir les idées
- Créer l'adhésion
Objectifs retenus (SMART)
- Réduire de 80% les demandes de statut par téléphone
- Centraliser 100% des échanges clients sur un outil unique
- Diviser par 2 les erreurs de spécifications
- Permettre un accès instantané à l'état de chaque commande
Périmètre du projet
- Focus sur la relation client (pas la production interne)
- 3 clients pilotes pour commencer
- Outil de coordination fabricant (pas ERP complet)
Phase 2 : Préparation (Jours 16-30)
Semaine 3 : Choisir la Solution
Critères de sélection
- Déploiement rapide (pas 6 mois de projet)
- Facile à prendre en main
- Accessible aux clients (portail)
- Prix compatible avec le budget
Solutions évaluées
| Solution | Note | Commentaire |
|---|---|---|
| ERP métier | 3/5 | Trop lourd pour le délai |
| Outil générique (Trello) | 2/5 | Pas adapté au métier |
| Plateforme collaborative joaillerie | 5/5 | Adéquat |
| Développement sur mesure | 1/5 | Impossible en 90 jours |
Choix final Plateforme collaborative spécialisée, déployable en quelques jours.
Semaine 4 : Configurer et Préparer
Configuration de l'outil
- Création du compte
- Paramétrage des workflows
- Import des données de base (clients, modèles)
- Tests techniques
Préparation des clients pilotes
- Contact des 3 clients choisis
- Présentation du projet
- Planification de leur onboarding
- Recueil de leurs attentes spécifiques
Préparation de l'équipe
- Information générale sur le projet
- Identification des "champions" internes
- Planning de formation
Phase 3 : Pilote (Jours 31-60)
Semaine 5-6 : Lancement Pilote
Jour J : Démarrage
- Formation de l'équipe (2h)
- Lancement avec le premier client pilote
- Support renforcé les premiers jours
Règles du pilote
- Tout passe par la plateforme (pas d'email parallèle)
- Feedback quotidien les 2 premières semaines
- Réunion hebdomadaire de suivi
Premiers Résultats (Semaine 2)
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Appels de statut/jour | 8 | 2 |
| Temps réponse questions | 4h | 15 min |
| Satisfaction client pilote | Moyenne | Très bonne |
Semaine 7-8 : Ajustements et Extension
Retours d'expérience
| Feedback | Action |
|---|---|
| Notifications trop fréquentes | Ajustement des paramètres |
| Manque de certains champs | Ajout de champs personnalisés |
| Photos difficiles à uploader | Formation complémentaire |
| Clients adorent le suivi | Valoriser dans la communication |
Extension aux 2 autres clients pilotes
- Onboarding individualisé
- Adaptation basée sur les apprentissages
- Montée en charge progressive
Bilan fin de pilote
- 3 clients sur la plateforme
- 40% des commandes mensuelles gérées
- Équipe autonome sur l'outil
- Premiers gains de temps mesurables
Phase 4 : Déploiement (Jours 61-90)
Semaine 9-10 : Généralisation
Rollout aux 5 clients restants
- Communication du changement
- Sessions d'onboarding groupées
- Support réactif
Passage à 100% sur la plateforme
- Arrêt des emails pour les commandes
- Redirection des appels vers la plateforme
- Documentation des exceptions
Semaine 11-12 : Ancrage et Optimisation
Actions d'ancrage
- Procédures écrites et partagées
- Formation des derniers réticents
- Célébration des succès
- Intégration dans les routines
Optimisations finales
- Automatisation de certaines alertes
- Création de rapports personnalisés
- Ajustements basés sur 4 semaines d'usage
Les Résultats à J+90
Indicateurs Quantitatifs
| Indicateur | Avant | Après | Amélioration |
|---|---|---|---|
| Appels de statut/jour | 12 | 1 | -92% |
| Temps admin/commande | 45 min | 12 min | -73% |
| Erreurs spécifications | 8/mois | 2/mois | -75% |
| Délai réponse client | 4h | 20 min | -92% |
| Temps recherche info | 8h/sem | 1h/sem | -87% |
Indicateurs Qualitatifs
Équipe
- Stress réduit significativement
- Fierté du travail accompli
- Meilleure collaboration
Clients
- Satisfaction en hausse (NPS +35 points)
- Relation de confiance renforcée
- Nouvelles commandes
Direction
- Visibilité totale sur l'activité
- Pilotage facilité
- Capacité à absorber plus de volume
ROI du Projet
Investissement
- Abonnement année 1 : 4 800 €
- Configuration et formation : 3 000 €
- Temps interne : 5 000 €
- Total : 12 800 €
Gains annuels
- Temps économisé : 18 000 €
- Erreurs évitées : 6 000 €
- Clients conservés : 15 000 € (marge)
- Total : 39 000 €
ROI : 205% en première année
Les Facteurs de Succès
Ce Qui a Fonctionné
1. Le Sponsor Engagé Le dirigeant a porté le projet personnellement, levant les obstacles et maintenant le cap.
2. Le Périmètre Limité Se concentrer sur la relation client (et non tout digitaliser) a permis des résultats rapides.
3. Les Champions Internes Deux personnes motivées ont tiré les autres vers le haut.
4. Le Pilote Progressif Commencer avec 3 clients a permis d'ajuster avant la généralisation.
5. La Tolérance Zéro sur les Contournements Une fois lancé, pas de retour aux emails. Discipline collective.
Ce Qui Aurait Pu Mieux Marcher
1. Formation Plus Approfondie Certains ont mis plus de temps à être autonomes. Plus de temps de formation aurait aidé.
2. Communication Plus Précoce Prévenir les clients plus tôt du changement à venir.
3. Documentation Dès le Départ Les procédures écrites sont venues tard, ce qui a créé de l'hétérogénéité.
Feuille de Route pour Reproduire ce Succès
Prérequis
- Un sponsor décidé à aller au bout
- Une douleur suffisamment forte pour motiver le changement
- Un budget minimal (5-15k€)
- Du temps à consacrer (pas 0% de disponibilité)
Check-list des 90 Jours
Jours 1-15 : Diagnostic
- Observer et interviewer
- Cartographier les processus
- Prioriser les douleurs
- Définir des objectifs SMART
- Communiquer le projet
Jours 16-30 : Préparation
- Sélectionner la solution
- Configurer l'outil
- Préparer les données
- Identifier les pilotes
- Former l'équipe
Jours 31-60 : Pilote
- Lancer avec 1-3 clients
- Collecter les feedbacks
- Ajuster en continu
- Mesurer les premiers gains
- Préparer l'extension
Jours 61-90 : Déploiement
- Généraliser à tous les clients
- Couper les anciens outils
- Ancrer les pratiques
- Optimiser
- Célébrer
Après les 90 Jours
La Suite Logique
Ce premier projet a ouvert la voie à d'autres améliorations :
À 6 mois
- Extension du suivi à la production interne
- Tableau de bord de pilotage
- Intégration avec la comptabilité
À 12 mois
- Traçabilité matières complète
- Portail client enrichi
- Préparation certification RJC
Les Leçons pour l'Avenir
Le dirigeant résume : "On pensait que la digitalisation, c'était un projet de 2 ans avec un budget énorme. En réalité, en 90 jours et avec un investissement modeste, on a transformé notre relation client. La clé : commencer, même imparfaitement, plutôt que de planifier à l'infini."
Comment LIINK Accompagne Cette Transformation
LIINK a été conçue pour ce type de transformation rapide :
Déploiement express Configuration en quelques jours, pas en mois.
Adoption facile Interface intuitive, formation rapide, résistance minimale.
Valeur immédiate Gains de temps dès les premières semaines.
Évolutivité Démarrer simple, enrichir progressivement.
Conclusion : 90 Jours Peuvent Tout Changer
La digitalisation n'est pas réservée aux grandes structures avec des budgets illimités. Un atelier de 12 personnes peut transformer sa relation client en 90 jours, avec des résultats tangibles et un ROI rapide.
La clé : oser commencer, accepter l'imperfection, et itérer.
Pour aller plus loin
- ROI de la Digitalisation : Comment Calculer le Retour sur Investissement
- Bilan de la Digitalisation en Joaillerie : État des Lieux 2025
- WhatsApp, Excel, Email : Pourquoi Votre Gestion de Production Joaillerie Mérite Mieux
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